E-Defter Nedir? E-Defter Başvurusu Nasıl Yapılır?

E-Defter, işletmelerin Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında tutmak zorunda oldukları defterlerin elektronik ortamda tutulmasını ifade eder. E-defter, işletmelerin muhasebe işlemlerini dijital ortamda gerçekleştirmesine olanak tanıyan ve yasal olarak kabul edilen bir defter türüdür. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından düzenlenen bu sistem, kağıt defterlere göre hem çevre dostudur hem de işletmelerin maliyetlerini azaltır. E-Defter uygulaması, firmalara kolay ve hızlı bir şekilde defter oluşturma ve saklama imkanı tanır. 

E-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında zorunlu olan defterlerin elektronik ortamda tutulmasını sağlayan bir sistemdir. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından onaylanan standartlara göre hazırlanan bu dijital defterler, işletmelerin muhasebe kayıtlarını güvenilir, kolay erişilebilir ve uzun süreli saklamalarına imkan tanır.

E-Defter mükellefi, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu gereğince e-defter tutma zorunluluğu bulunan işletmeleri ifade eder. Bu mükellefler, belirli bir ciroya veya sektörel kritere sahip olan ve Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen şartları karşılayan firmalardır. Özellikle yıllık ciro limitini aşan veya e-fatura uygulamasına geçiş yapmak zorunda olan firmaların e-defter tutma zorunluluğu vardır.

E-Defter beratı, e-defterin özeti niteliğinde olup, defterlerin onaylanması ve saklanması için gerekli olan elektronik bir belgedir. Bu dosya, defterlerin güvenli ve yasal bir şekilde saklanmasını sağlamak amacıyla Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak hazırlanır. E-defter beratı, defterlerin doğruluğunu ve bütünlüğünü gösteren bir elektronik onay niteliğindedir.

Her ay veya belirlenen dönem sonunda oluşturulan defterlerin içeriği, e-defter uygulaması üzerinden e-defter beratı ile onaylanarak Gelir İdaresi Başkanlığı’na gönderilir. Bu sayede, defterlerin içeriklerinin değiştirilemez ve güvenli bir şekilde saklandığı kanıtlanır. Berat, içerdiği bilgilerle birlikte hem işletmenin yasal sorumluluklarını yerine getirmesine olanak tanır hem de denetimlerde kullanılmak üzere saklanır.

E-Defter berat yükleme süreleri, işletmelerin oluşturdukları e-defterlerin berat dosyalarını belirlenen süreler içinde Gelir İdaresi Başkanlığı’na yüklemeleri gereken zaman aralıklarını ifade eder. Bu süreler, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında belirlenir ve her işletme bu yükleme sürelerine uymakla yükümlüdür.

Normalde, e-defter beratları aylık olarak hazırlanır ve takip eden üçüncü ayın sonuna kadar GİB sistemine yüklenmelidir. Örneğin, Ocak ayına ait e-defter beratları, en geç Mayıs ayının 10. günü gün sonuna kadar sisteme yüklenmelidir. Bunun yanı sıra, dönemsel bazda belirlenen bazı özel durumlar için de e-defter yükleme süreleri bulunmaktadır.

2024 yılında e-defter mükelleflerinin, e-defter yükleme tarihlerini dikkatle takip etmeleri gerekmektedir. Bu yüklemeler, belirlenen süreler içinde yapılmak zorundadır. Aksi takdirde, Vergi Usul Kanunu kapsamında cezai yaptırımlarla karşılaşabilirler. Özellikle, 2024 yılına ait defterler ve beratların zamanında yüklenmesi yasal bir zorunluluktur.

E-defter yüklemeleri yapılırken dikkat edilmesi gereken bir diğer önemli nokta da beratların ikinci kopyalarının yüklenmesidir. Bu berat dosyalarının Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) doğru ve zamanında iletilmesi, denetim süreçlerinde olası sorunların önüne geçmek açısından oldukça önemlidir.

E-Defter uygulaması, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen kriterlere uyan işletmeleri kapsar. Genel olarak, belirli bir yıllık ciroya sahip olan, e-fatura uygulamasına geçme zorunluluğu olan firmalar, e-defter tutma zorunluluğuna sahiptir. Bu kriterler, her yıl GİB tarafından güncellenir ve yayınlanır.

2024 yılında e-defter zorunluluğu kapsamında olan mükellefler şunlardır:

• E-Fatura Mükellefleri: E-fatura uygulamasına geçme zorunluluğu olan işletmeler, e-defter sistemine de dahil olmak zorundadır. E-fatura, elektronik ortamda düzenlenen ve iletilen faturaları ifade eder ve bu işletmeler e-defter ile yasal defterlerini elektronik ortamda tutmakla yükümlüdürler.
• Yıllık Ciro Kriteri: Belirli bir yıllık ciroya sahip olan işletmeler de e-defter uygulamasına tabi tutulur. GİB tarafından belirlenen ciro limitini aşan işletmeler, zorunlu olarak e-defter sistemine geçmek durumundadır. Bu limit, her yıl güncellenir ve ilgili mevzuatta belirtilir.
• Gönüllü Olarak Geçiş Yapanlar: E-defter uygulaması zorunlu olmasa da, daha verimli bir muhasebe sistemi ve arşivleme avantajı nedeniyle bu sisteme gönüllü olarak geçiş yapmak isteyen işletmeler de vardır. Bu işletmeler, gerekli başvuruları yaparak e-defter sistemine dahil olabilirler.

E-defter uygulamasına geçen işletmeler, kayıtlarını dijital ortamda tutarak hem maliyetlerini düşürür hem de denetim süreçlerini daha kolay hale getirir. Ancak, bu uygulamanın kapsamına giren işletmelerin belirli yükümlülükleri vardır. Bu yüzden, muhasebe ve finans modülü hakkında detaylı bilgi sahibi olmak büyük önem taşır.

E-Defter başvurusu, e-defter tutma zorunluluğu veya gönüllü geçiş yapacak olan işletmelerin, elektronik defter sistemine dahil olmaları için gerçekleştirdikleri işlemdir. Başvuru süreci, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen adımlara göre yapılır ve online olarak gerçekleştirilebilir.

• Elektronik Mali Mühür: E-defter başvurusu yapacak olan işletmelerin öncelikle bir elektronik mali mühüre sahip olmaları gerekmektedir. Elektronik mali mühür, defterlerin güvenli ve yasal bir şekilde saklanması için dijital ortamda onaylama işlemlerini sağlar.
• GİB Başvuru: Elektronik mali mühür temin edildikten sonra, GİB’in resmi web sitesi üzerinden e-defter başvurusu yapılır. Burada gerekli bilgilerin eksiksiz ve doğru bir şekilde doldurulması önemlidir. Başvuruda işletmenin unvanı, vergi kimlik numarası ve diğer gerekli bilgiler yer alır.
• Uygulama Yazılımı Seçimi: Başvurunun ardından, işletme uygun bir e-defter uygulama yazılımı seçmelidir. Bu yazılım, e-defterlerin oluşturulması, onaylanması ve saklanması gibi süreçlerde kullanılacaktır.
• E-Defter Saklama: Onaylanan başvuru sonrası, işletmeler defterlerini elektronik ortamda hazırlayarak belirlenen süreler içerisinde Gelir İdaresi Başkanlığı’na yüklemekle yükümlüdürler.

Başvuru sürecinin tamamlanmasının ardından, işletmeler yasal defterlerini dijital ortamda tutmaya başlayabilir ve e-defter yükleme işlemlerine başlayabilir.

2024 yılında, e-defter yükleme süreleri, Vergi Usul Kanunu kapsamında belirlenmiştir. Genel olarak, işletmeler e-defterlerini aylık bazda oluşturur ve takip eden üçüncü ayın sonuna kadar bu defterlerin beratlarını GİB’e yüklemek zorundadırlar. Örneğin, Ocak ayına ait defterin beratının en geç Mayıs ayının 10. günü gün sonunda yüklenmesi gerekmektedir.

Bazı işletmeler, geçici vergi dönemleri bazında yükleme tercihi yapmaları halinde, e-defter gönderim sürelerini aylık yerine üç aylık dönemler şeklinde gerçekleştirebilir. Bu durumda, e-defterlerin belirtilen üç aylık periyotlar sonunda yüklenmesi yasal bir zorunluluk haline gelir.İlgili dönemin sonunda Gelir İdaresi Başkanlığı’na gönderilmesi gerekmektedir. Örneğin, Ocak, Şubat ve Mart aylarına ait defterler, en geç Haziran ayının 10. günü gün sonuna kadar gönderilmelidir.

Bu üç aylık dönemler, özellikle küçük ve orta ölçekli işletmeler için kayıt tutma sürecini daha esnek ve pratik hale getirir. Ancak, bu işletmeler de belirlenen tarihlere uymak zorundadır. 2024 yılına ait üç aylık e-defter gönderim süreleri, yine GİB tarafından belirlenmiş olup, düzenli olarak takip edilmelidir.

E-Defter kontrolü, işletmelerin oluşturdukları defterlerin doğruluğunu ve eksiksiz olduğunu kontrol etmek amacıyla yapılan bir işlemdir. Bu kontrol, e-defter uygulama yazılımı veya GİB tarafından sağlanan kontrol araçları kullanılarak gerçekleştirilebilir. İşletmeler, defterlerin oluşturulması aşamasında yapılan hataları, eksiklikleri veya yanlışlıkları bu kontrol işlemi sırasında tespit edebilir.

• Berat Kontrolü: Yüklenen defter beratları, içerdikleri verilerin doğruluğunu ve bütünlüğünü kontrol etmek için analiz edilir. Bu kontrol, e-defterin hukuki geçerliliği açısından oldukça kritiktir.
• Uygulama Yazılımı Kontrolü: Kullanılan yazılımın, e-defter formatına uygun olarak defterleri hazırlayıp hazırlamadığı düzenli olarak kontrol edilmelidir. Yanlış formatta veya eksik bilgiyle oluşturulan defterler, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından kabul edilmeyebilir.
• GİB Portalı Üzerinden Kontrol: İşletmeler, e-defterlerini Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-defter uygulaması üzerinden de kontrol edebilirler. Bu sayede, yüklenen defterlerin uygunluğu ve eksiksiz olup olmadığı resmi olarak doğrulanır.

Bu kontroller, e-defter sisteminin hatasız ve düzenli bir şekilde işletilmesi için büyük önem taşır.

E-Defter uygulaması, işletmelere çeşitli avantajlar sunar ve muhasebe süreçlerini dijital ortamda daha verimli bir şekilde yönetmelerini sağlar. Bu sistem, özellikle yasal uyumluluğu kolaylaştırırken, maliyet ve zaman açısından da önemli faydalar sağlar. İşte e-defter uygulamasının sunduğu avantajlar:

• Düşük Maliyet: E-defter sistemi, fiziksel defterlerin basımı, saklanması ve arşivlenmesi maliyetlerini ortadan kaldırır. İşletmeler, e-defter kullanarak defterlerini elektronik ortamda oluşturur ve saklar, bu da hem maliyetleri düşürür hem de zamandan tasarruf sağlar.
• Kolay Erişim ve Arşivleme: E-defter uygulaması, işletmelerin tüm muhasebe kayıtlarını dijital ortamda saklamasına imkan tanır. Bu sayede, eski dönemlere ait defterlere hızlı ve kolay bir şekilde ulaşmak mümkündür. E-defter görüntüleme programı ile arşivlenen veriler kolayca kontrol edilebilir ve incelenebilir.
• Kayıt Güvenliği: Dijital ortamda tutulan e-defterler, fiziksel defterlere kıyasla daha güvenlidir. Defterlerin yedeklenmesi ve arşivlenmesi kolaydır. Ayrıca, işletmeler e-defter yükleme süreleri gibi belirlenen dönemlerde defterlerini düzenli olarak yükleyerek kayıtlarının güvenliğini sağlar.
• Denetim Kolaylığı: E-defter sorgulama ve e-defter kontrolü işlemleri, denetim süreçlerini hızlandırır. İşletmeler, denetim sırasında defterlerini hızlıca inceleyebilir ve gerekirse düzeltmeler yapabilir. Bu, denetimlerin daha verimli geçmesine ve eksiksiz bilgiye ulaşılmasına olanak tanır.
• Ceza Riskinin Azalması: E-defter düzeltme cezası gibi cezai durumların önüne geçmek, e-defter sisteminin doğru ve zamanında kullanılmasına bağlıdır. Yasal süreleri takip ederek e-defter berat süreleri içinde gerekli işlemlerin yapılması, işletmelerin cezai durumlarla karşılaşma riskini en aza indirir.

Bu avantajlar, işletmelerin muhasebe işlemlerini daha kolay ve verimli bir şekilde yürütmelerine katkıda bulunur. Ayrıca, yasal uyumluluk süreçlerini kolaylaştıran e-defter uygulaması, işletmelerin kayıtlarını dijital ortamda güvenilir bir şekilde tutmasına imkan tanır.

Elektronik defter başvurusu yaparken, işletmelerin belirli noktalara dikkat etmesi gerekmektedir. Bu süreç, işletmelerin dijital defter sistemine uyum sağlaması açısından kritik bir adımdır. İşte başvuru sürecinde dikkat edilmesi gereken önemli detaylar:

• E-Mali Mühür: Başvuru yapılmadan önce, işletmenin e-mali mühüre sahip olması gereklidir. Bu mühür, dijital ortamdaki kayıtların güvenilirliği ve doğruluğunu sağlamak için kullanılacaktır. Mali mühürün temin edilmesi, başvurunun ilk adımıdır ve sürecin sorunsuz ilerlemesi için büyük önem taşır.
• Bilgilerin Doğru Olması: Başvuru formunda işletmeye ait tüm bilgilerin eksiksiz ve doğru girilmesi gerekmektedir. Yanlış veya eksik bilgiler, başvurunun reddedilmesine veya ileride sorun yaşanmasına neden olabilir. Özellikle, işletmenin unvanı, vergi numarası gibi bilgilerin doğru olması, sürecin başarılı tamamlanması için kritik öneme sahiptir.
• Yazılım Uyumluluğu: Dijital defterlerin hazırlanması ve saklanması için kullanılacak yazılımın, yetkili otoritenin belirlediği standartlara uygun olup olmadığı kontrol edilmelidir. Uygun olmayan yazılımlar, başvurunun onaylanmamasına veya defterlerin kabul edilmemesine yol açabilir. 
• Yedekleme ve Arşivleme: Başvuru sürecinden sonra, oluşturulan kayıtların güvenli bir şekilde yedeklenmesi ve saklanması büyük önem taşır. Dijital ortamda tutulan verilerin arşivlenmesi, herhangi bir veri kaybının önüne geçmek ve yasal düzenlemelere uygun hareket etmek açısından gereklidir.
• Gerekliliklerin İncelenmesi: İşletmenin başvuru öncesinde, yasal düzenlemeler çerçevesinde bu sisteme geçiş yapma zorunluluğuna sahip olup olmadığını kontrol etmesi gerekmektedir. Bazı işletmeler, belirli ciro ve sektör kriterlerine bağlı olarak elektronik sisteme geçmek zorundadır.

Bu noktalara dikkat ederek yapılan başvuru işlemi, işletmenin dijital muhasebe sistemine sorunsuz bir şekilde entegre olmasını sağlar ve düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesine katkı sağlar.