E-İhracat Faturası Nedir? Nasıl Kesilir?

1. E-İhracat Faturası Nedir?

E-İhracat faturası, yurt dışına yapılan satışların dijital ortamda düzenlenmiş halidir. Geleneksel ihracat faturalarından farkı, bu fatura türünün tamamen elektronik ortamda oluşturulması ve gönderilmesidir. Yurt dışı e-ticaret işlemlerinin artmasıyla birlikte, e-ihracat; dijitalleşen ticaret dünyasında, firmaların yurtdışındaki müşterilerine satış yapabilmesi için önemli bir yer tutar.

e-İhracat, klasik ihracattan farklı olarak, geleneksel prosedürleri dijital platformlar üzerinden hızlı ve verimli bir şekilde yerine getirme fırsatı sunar. Bu da özellikle küçük ve orta ölçekli işletmelerin (KOBİ) ihracat yapmasını daha kolay hale getirir. Elektronik fatura, e-ihracatın temel taşıdır ve birçok avantajı beraberinde getirir. Bu avantajlar, işlemlerin hızlanması, kağıt kullanımının azaltılması, zaman ve maliyet tasarrufu gibi faktörleri içerir.

E-İhracat İle Klasik İhracat Faturası Arasındaki Farklar

Klasik ihracat faturası, genellikle kağıt üzerinde düzenlenip, gümrük işlemleri ve lojistik süreçler için fiziksel olarak teslim edilir. Bu, iş süreçlerinin daha uzun ve maliyetli olmasına yol açabilir. Ayrıca, kağıt faturaların saklanması, takibi ve raporlanması da daha zahmetlidir.

e-İhracat faturası ise, dijital ortamda düzenlenip, online sistemlere yüklenerek ilgili kurumlardan onay alınır. Bu süreç, çok daha hızlı ve güvenilirdir. Elektronik faturaların başlıca avantajları:

• Zaman Tasarrufu: Dijital olarak düzenlenip gönderildiği için klasik faturalarla kıyaslandığında çok daha hızlıdır.
• Düşük Maliyet: Kağıt, baskı ve posta giderlerini ortadan kaldırır.
• Kolay Takip ve Raporlama: Faturalar dijital ortamda saklanır ve gerektiğinde anında erişilebilir.
• Çevre Dostu: Kağıt kullanımını azaltarak çevreye katkı sağlar.

2. E-İhracat faturası kimler için zorunludur?

E-İhracat faturası düzenleme zorunluluğu çeşitli durumlara bağlı olarak ortaya çıkar. İlk durum, 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği kapsamında olmaktır. Bu tebliğin şartlarını sağlayan firmaların e-İhracat faturası düzenlemeleri gerekmektedir.

3. E-İhracat Faturası Nasıl Kesilir?

E-İhracat faturası kesme süreci birkaç adımdan oluşur. Bu adımların her biri, faturanın doğru şekilde düzenlenmesini ve yasal gerekliliklerin yerine getirilmesini sağlar.

Adım 1: E-Fatura Entegrasyon Sistemi Seçimi

İlk adım, bir e-fatura entegrasyon sistemi seçmektir. Bu sistem, fatura kesme işleminin dijital ortamda yapılabilmesini sağlar. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylı bir entegratör ile çalışmak gereklidir. 

Adım 2: Gerekli Bilgilerin Sisteme Tanımlanması

Faturayı oluşturmak için alıcı bilgileri, ürün/hizmet bilgileri ve gümrük ile lojistik detayları gibi gerekli tüm bilgilerin sisteme doğru şekilde tanımlanması gerekmektedir.

• Ürün miktarı (kilo, ebat, adet vb.)
• Ürün birim fiyatı
• Satış bedeli (miktar x birim fiyat)
• Satıcının vergi dairesi ve vergi numarası (VKN)
• Alıcının kendi ülkesinde geçerli olan vergi kimlik numarası
• Ürünü satın alan firmanın unvanı/kişinin bilgileri
• Ürünün teslim ve tahsilat yeri
• Ödeme şekli, kanalı ve şartları (peşin, taksit vb.)
• Ödeme yapılacak hesap numarası (SWIFT, IBAN)
• Mal hizmet satırları için gümrük takip numarası
• GTİP numarası
• Teslim şartı
• Eşyanın bulunduğu kabın numarası, adedi, cinsi, nevi ve markası
• Eşyanın gönderilme şekli (hava yolu, kara yolu, demir yolu, deniz yolu vb.)

Adım 3: Faturanın Elektronik Ortamda Hazırlanması

Gerekli tüm bilgiler sisteme girildikten sonra, e-ihracat faturası elektronik ortamda hazırlanır. Bu aşamada ürünlerin detayları, ödeme şekli ve diğer ticari şartlar doğru şekilde yazılmalıdır.

5. E-İhracat Faturasındaki Dikkat Edilmesi Gerekenler

e-İhracat faturası kesilirken bazı önemli noktalar bulunmaktadır:

• Fatura Formatı ve İçerik Gereklilikleri: Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği formatta düzenlenmelidir. Yurt dışı ticaretin gereksinimlerine göre belirli bilgiler eklenebilir.
• Farklı Ülkelerdeki Düzenlemelere Uyum: Yurt dışında farklı vergi ve ticaret yasaları olabilir. Bu nedenle, faturanın düzenlendiği ülkenin yasal gerekliliklerine uygun olması gerekir.
• Ödeme Yöntemleri ve Döviz Bazlı İşlemler: Yurt dışı satışlarda dövizle ödeme yapılması yaygındır. Bu nedenle, döviz bazlı işlemler ve ödeme yöntemleri doğru şekilde fatura üzerinde belirtilmelidir.

6. E-İhracat Faturası Hakkında Sık Sorulan Sorular (SSS)

E-İhracat faturası hangi durumlarda zorunludur?

Yasal düzenlemelere göre, cirosuna göre ihracat yapan tüm satıcılar E-İhracat Faturası düzenlemek zorundadır. E-fatura sistemine dahil olan ve ülke içindeki satışlarında e-fatura kullanan satıcılar, ihracat işlemlerinde de E-İhracat Faturası düzenlemek zorundadır. Ancak, e-fatura kesme yükümlülüğü olmayan satıcılar, ihracat işlemlerinde matbu fatura düzenleyebilirler.

Mikro ihracat için e-İhracat faturası nasıl hazırlanır?

Mikro ihracat yöntemiyle, 300 kg’dan hafif ve 15.000 Euro’dan düşük değere sahip her ürün, gümrük işlemlerine takılmadan hızla yurtdışına gönderilebilir. Bu yöntemle gönderilen ürünler için fatura düzenlenebilir. Mikro ihracatla yapılan gönderilerde, ürünlerin e-ihracat yolu ile gönderilmesi zorunlu değildir. Bu sayede, yurtdışına ürün gönderen satıcılar, Elektronik Ticaret Gümrük Beyannamesi (ETGB) sistemi aracılığıyla fatura düzenleyebilirler.

E-İhracat faturası keserken kargo ve lojistik bilgileri nasıl eklenir?

E-İhracat faturasında kargo ve lojistik bilgileri, ürünün uluslararası sevkiyatının düzgün ve yasal bir şekilde yapılabilmesi için oldukça önemlidir. Fatura üzerinde gönderim şekli (kara, deniz, hava yolu, demiryolu gibi) belirtilmelidir. Ayrıca, teslim şartları (CIF, FOB, DAP gibi) da açıkça yazılmalıdır. Bu detaylar, alıcı ve satıcı arasındaki sorumlulukları netleştirir ve ürünün nasıl, hangi koşullarda ve ne zaman teslim edileceği hakkında bilgiler sunar. Örneğin, hava yolu ile yapılan bir gönderi için, uçuş güzergahı, tahmini varış tarihi ve taşıma şirketi bilgileri fatura üzerinde yer almalıdır. Lojistik ve kargo bilgileriyle ilgili herhangi bir eksiklik, gümrükte yaşanacak sorunlara ve teslimat gecikmelerine yol açabilir.

KDV muafiyetinden nasıl yararlanılır?

Yurt dışına yapılan satışlar, genellikle KDV’den muaf tutulur. Ancak, bu muafiyetin fatura üzerinde doğru şekilde belirtilmesi gerekmektedir. E-İhracat faturası düzenlerken, KDV’siz satış yapıldığı belirtilmeli ve faturada bu muafiyet açıkça ifade edilmelidir. Yurt dışı satışlarda, özellikle Avrupa Birliği ülkelerine yapılan işlemlerde KDV uygulanmaz, ancak bu durumun fatura üzerinde yasal olarak işaretlenmesi gereklidir. Aksi takdirde, ihracat işlemi geçerli sayılmayabilir veya vergi dairesi tarafından itiraz edilebilir. KDV muafiyeti, özellikle KOBİ’ler için büyük avantaj sağlar, çünkü bu işlem işletmelerin vergi yükünü hafifletir ve işlemleri daha uygun maliyetlerle tamamlamalarını sağlar.

E-İhracat faturası düzenlerken sık yapılan hatalar nelerdir?

E-İhracat faturası kesilirken yapılan hatalar, sürecin uzamasına veya ihracat işleminin tamamen geçersiz olmasına neden olabilir. Bu hatalar arasında en yaygın olanlar şunlardır:

• Eksik veya hatalı bilgi girişi: Faturada alıcı bilgileri, ürün açıklamaları veya gümrük kodları gibi bilgilerin yanlış girilmesi, faturanın geçersiz sayılmasına yol açabilir. Özellikle GTİP kodları gibi ürünle ilgili detaylar doğru ve eksiksiz olmalıdır.
• Gümrük beyannamesi ile uyumsuzluk: Faturada yer alan bilgiler ile gümrük beyannamesi arasındaki tutarsızlıklar, gümrükte problemler oluşturabilir. Faturadaki eşya miktarı, fiyatı veya tanımı ile beyannamede yer alan bilgiler örtüşmelidir.
• KDV’yi doğru göstermemek: Yurt dışı satışlar için KDV muafiyetini doğru şekilde belirtmemek, faturanızı yasal açıdan geçersiz kılabilir. Bu nedenle, e-İhracat faturası düzenlerken her adım dikkatlice kontrol edilmeli ve gerekli tüm bilgiler doğru bir şekilde girilmelidir.

Sonuç ve Öneriler

E-İhracat faturası, dijitalleşen ticaret dünyasında işletmelere büyük kolaylıklar sağlar. Hem vergi uyumluluğu hem de operasyonel verimlilik açısından önemli avantajlar sunar. E-İhracat faturası sürecinin dijitalleşmesi, daha hızlı, güvenilir ve çevre dostu ticaret imkanı sunar. İlerleyen yıllarda, daha fazla işletme bu sistemi benimseyerek uluslararası ticaretin kapılarını daha kolay açabilecektir.